Soal Jawab Komunikasi Bisnis

1.   Ada dua bentuk dasar komunikasi, yaitu verbal dan komunikasi non verbal. Coba jelaskan secara singkat pengertian masing-masing, dan berikan contohnya.

Jawab :
Komunikasi verbal (verbal communications) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
Contoh komunikasi verbal misalnya :
-Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
-Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
-Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain.

Komunikasi non verbal menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi non verbal :
-Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
-Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.

2.  Berita tentang terjadinya kasus biskuit beracun di suatu daerah beberapa tahun yang lalu sempat menggoyang keresahan masyarakat di tanah air tercinta ini. Korbanpun tidak dapat dihindarkan, begitu halnya kerugian material maupun pudarnya citra perusahaan. Berita itu mempunyai dampak yang luar biasa terhadap produk-produk biscuit berbagai merek di tanah air. Volume Penjualan biskuit   dari hari ke hari mengalami penurunan yang cukup drastis ! Nah seandainya anda adalah pemilik perusahaan roti biskuit  yang bermasalah tersebut, apa yang perlu anda lakukan untuk meredam isu tersebut ?

Jawab :
Segera mengambil langkah-langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra) perusahaan.Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan supaya pikiran tetap tenang, kalem tidak gegabah. Pengertian kalem atau tenang di sini jangan di artikan sebagai suatu tindakan diam seribu bahasa atau statis, tetapi tenang dalam artian bahwa penaganan suatu kasus perlu pemikiran yang jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :
Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis
-Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
-Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
-Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
-Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

3. Dalam organisasi yang berskala besar, banyak dijumpai menumpuknya pesan-pesan bersifat rutin. Bagaimana cara menangani pesan-pesan rutin tersebut. Jelaskan.

Jawab :
a.Mengurangi Jumlah Pesan.
Arus pesan dalam suatu organisasi – yang disampaikan secara lisan maupun tertulis-perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.

b.Instruksi yang jelas.
Seorang  manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan member instuksi.

c.Mendelegasikan Tanggung Jawab.
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain.

Tweet